Đây là thông tin được đưa ra tại hội thảo đóng góp ý kiến cho dự thảo Tài liệu chuẩn hóa quy trình luân chuyển, xử lý văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Tài chính diễn ra sáng nay (6/8/2015) do Cục Tin học và Thống kê tài chính và Văn phòng Bộ Tài chính phối hợp tổ chức.

Thực tế, việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Bộ Tài chính đã bắt đầu triển khai từ năm 2008 và được sử dụng cho 24 đơn vị tại trụ sở cơ quan Bộ, nhằm quản lý văn bản đi/đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc lãnh đạo, quản lý xe, phòng họp tại rụ sở làm việc. Tuy nhiên, do được xây dựng từ năm 2005, công nghệ cũ phát triển bằng ngôn ngữ ASP Basic nền tảng 32BIT, dữ liệu phát sinh ngày càng lớn và lượng người dùng ngày càng tăng khiến tốc độ xử lý của hệ thống bị chậm lại.

Với xu hướng sử dụng trục tích hợp trao đổi văn bản giữa nhiều hệ thống thông qua chuẩn định dạng thống nhất, ngành Tài chính đã triển khai phần mềm mới thống nhất cho ngành Tài chính, cài đặt ứng dụng theo mô hình bán tập trung bao gồm hệ thống đặt tại cơ quan Bộ và các tổng cục. Theo lộ trình, chương trình Quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC) cho Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính sẽ bắt đầu triển khai từ 1/12/2015 và chính thức áp dụng phần mềm mới từ 1/1/2016.

Để phục vụ công tác triển khai hệ thống mới đạt hiệu quả cho Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính, Văn phòng Bộ và Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp với Công ty CMC xây dựng dự thảo Tài liệu chuẩn hóa thông tin gửi/nhận, chuẩn hóa quy trình, danh mục phục vụ việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trên chương trình eDocTC dự kiến triển khai cho 24 vụ/cục tại cơ quan Bộ Tài chính và Tài liệu chuẩn hóa quy trình trao đổi văn bản giữa các đơn vị trong ngành Tài chính.

Phát biểu tại hội thảo, ông Đỗ Việt Dũng - Phó chánh Văn phòng Bộ Tài chính cho biết, yêu cầu về tốc độ quản lý, kiểm soát văn bản điều hành đặt ra yêu cầu ngày càng cao tại các cơ quan thuộc Bộ, đòi hỏi chương trình phần mềm quản lý văn bản điều hành phải xử lý nhanh, chính xác và hiệu quả hơn trước. Vì vậy, hội thảo là dịp để các đơn vị liên quan đã cùng nhau trao đổi thông tin, đồng thời trực tiếp thảo luận, rà soát, đóng góp ý kiến. Trên cơ sở đó, phía nhà thầu CMC cũng như các đơn vị liên quan hoàn thiện chương trình để sớm đưa vào triển khai.

Theo bà Nguyễn Hồng Hà - Phó trưởng phòng CNTT, Cục Tin học và Thống kê tài chính, từ năm 2013 đến nay, các quy trình xử lý văn bản của hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính cũng phần nào được khai thác hiệu quả. 100% văn bản đến đã được văn thư Bộ cập nhật và luân chuyển đến các đơn vị. Các văn bản gửi đi của Bộ đã thực hiện quy trình luân chuyển văn bản điện tử từ cán bộ soạn thảo đến văn thư, 30% hồ sơ trình lãnh đạo bộ dưới dạng điện tử. Bên cạnh đó, 100% lịch làm việc tại các phòng họp, lịch diềuđộg xe được cập nhật trên hệ thống...

Thông qua quá trình sử dụng, các quy trình luân chuyển xử lý văn bản đã cơ bản hoàn thiện, cấu hình các luồng luân chuyển xử lý văn bản khá linh hoạt, cho phép các vụ/cục dễ dàng áp dụng theo nhu cầu quản lý. Các tiện ích khai thác đáp ứng nhu cầu của cán bộ khai thác, đặc biệt là cán bộ xử lý văn bản nhiều như văn thư, thư ký. Tuy nhiên hệ thống còn chưa ổn định, giao diện chưa thân thiện và mức độ áp dụng tại một số đơn vị còn hạn chế, nhất là tốc độ còn chậm.

Việc triển khai phần mềm mới thống nhất cho ngành Tài chính sẽ bắt kịp xu hướng sử dụng các hệ thống trung gian gọi là trục tích hợp trao đổi văn bản, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu theo công văn số 2803/BTTT-UDCNTT ngày 1/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.